Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời còn gọi là event ngoài trời có rất nhiều sự khác biệt so với tổ chức sự kiện trong nhà. Tổ chức sự kiện ngoài trời với không gian cực kỳ rộng rãi và thoáng đãng sẽ đem lại cho mọi người một cảm giác gần gũi với thiên nhiên hơn. Tuy nhiên, với không gian rộng như vậy bạn rất khó kiểm soát được tất cả nên cần trang bị những kinh nghiệm cần thiết trong lĩnh vực này. Dưới đây là những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn cần biết.

Lên kế hoạch

nhung-luu-y-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi 1

Trong khâu chuẩn bị, bạn cần có một kế hoạch cụ thể cho buổi tổ chức sự kiện ngoài trời. Điều cần lưu ý đầu tiên chính là lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời. Có rất nhiều nơi thích hợp để bạn tổ chức như gian hàng, lều, gazebos, cơ sở thể thao, khu dã ngoại, hàng hiên, sàn thượng… Bạn nên cân nhắc chi phí để đạt hiệu quả tốt nhất mà lại không hề tốn kém. Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm hay tổ chức sinh nhật lại phù hợp với một địa điểm khác nhau.

Chọn lựa địa điểm có nhà vệ sinh, bãi đậu xe, phòng khách, và các tiện nghi khác thuận tiện để mọi ng di chuyển. Trong trường hợp những nơi này ở xa thì cần có phương tiện hỗ trợ.

Bãi giữ xe

nhung-luu-y-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi 6

Bạn cần tính toán trước số lượng khách tham gia sự kiện để lựa chọn vị trí cho bãi giữ xe phù hợp. Bên cạnh đó, nghiên cứu xem có nhiều khách đi ô tô tới không vì ô tô chiếm khá nhiều diện tích. Nếu có bạn cần lựa chọn địa điểm bãi giữ xe rộng để có thể chứa được ô tô. Bạn cũng nên lựa chọn người giữ xe uy tín và ý thức tốt được trách nhiệm của mình trong công việc được phân công.

Trang trí

nhung-luu-y-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi 2

Tổ chức ngoài trời cần có những pano chữ A ấn tượng để thu hút người xem. Ngoài ra bạn hãy lựa chọn vị trí phù hợp để trang trí những banner của nhà quảng cáo giới thiệu sản phẩm để giúp không gian bớt trống trải.

Thời tiết

nhung-luu-y-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi 3

Bạn cũng cần chú ý thời tiết tại địa phương nơi tổ chức sự kiện, bởi mỗi vùng miền lại có một kiểu thời tiết khác nhau. Nắng hoặc mưa đều là những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.

Vấn đề sân khấu ánh sáng là không thể thiếu nếu bạn tổ chức sự kiện ngoài trời vào buổi tối.

Bữa ăn

nhung-luu-y-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi 4

Về bữa ăn trong quá trình tổ chức sự kiện, buffet là lời khuyên dành cho bạn. Nếu bạn tổ chức sự kiện trong khu du lịch hoặc resort cao cấp, bạn chỉ cần liên hệ với nhà hàng và đặt menu. Còn trong trường hợp bạn tổ chức tại một địa điểm khác bạn cần lên kế hoạch đặt đồ ăn từ trước.

Vệ sinh

nhung-luu-y-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi 5

Trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn nên chú ý bố trí các thùng rác tại những vị trí thuận tiện để khách sử dụng. Ngoài ra, bạn hãy bố trí nhân viên đi thu gom rác bằng cách mang từng túi nhỏ ra ngoài bởi việc mang túi to sẽ thu hút sự chú ý của rất nhiều khách tới thăm sự kiện.

An ninh và cấp cứu

Đây là hai vấn đề cực kỳ quan trọng trong buổi tổ chức sự kiện nói chung. Hãy đảm bảo những nhân viên bảo vệ an ninh của mình được đào tạo những điều căn bản nhất và không được xảy ra trường hợp vô lễ hay bất lịch sự với khách. Ngoài ra, xe cứu thương là không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức sự kiện ngoài trời nói riêng cần có rất nhiều điều phải chú ý. Sự ăn khớp của cả đoàn tổ chức cũng là một điều quan trọng để giúp quá trình tổ chức diễn ra tốt đẹp. Hy vọng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn có những kinh nghiệm tổ chức cần thiết về tổ chức sự kiện ngoài trời.

Chúc bạn thành công!

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of
kem duong da tot nhat cho mọi người phù hợp với mọi loại da và dịch vụ quay phim cướidịch vụ sáng tạo nội dung toàn quốc