Các bước cần thực hiện khi tổ chức sự kiện

Để thành công luôn cần có một lộ trình cụ thể và đúng hướng, tổ chức sự kiện cũng vậy. Quy trình tổ chức hay những bước cần thực hiện khi tổ chức một sự kiện là điều đầu tiên người tổ chức cần nghiên cứu.

cac-buoc-can-thuc-hien-khi-to-chuc-su-kien-4

 

Quy trình tổ chức sự kiện thường gồm 6 giai đoạn:

1, Thu thập thông tin yêu cầu của khách hàng. 

Nếu bạn là người của công ti tổ chức sự kiện thì “khách hàng” ở đây có thể là bất cứ ai : một chủ doanh nghiệp, một quản lí nhà hàng, một cán bộ đoàn đội… Nếu bạn là người đứng lên tổ chức sự kiện cho tập thể của mình, “khách hàng” chính là bạn và những người đồng nghiệp, người thân của bạn.

Việc thu thập thông tin, yêu cầu của khách hàng cần được thực hiện ở bước đầu tiên, ở đây, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì và sẽ làm gì.

Thông tin và yêu cầu cần thật cụ thể, chi tiết. Người thu thập thông tin, yêu cầu để tổ chức sự kiện có thể dùng các mẫu phiếu để khai thác thông tin một cách cụ thể, chi tiết. Những gì thu được cần tổng hợp, xác nhận với khách hàng và lưu trữ lại vào cơ sở dữ liệu.

cac-buoc-can-thuc-hien-khi-to-chuc-su-kien

 

2, Hình thành ý tưởng chủ đạo và chủ đề sự kiện từ thông tin thu được. 

Nhóm, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tiến hành phân tích, phác thảo ý tưởng chủ đạo cho chương trình sự kiện. Từ ý tưởng chủ đạo những ý tưởng con sẽ được hình thành tạo thành chủ đề và nội dung tổng thể cho sự kiện.

Sau khi lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề, các hiệu ứng nghe nhìn và các hoạt động sẽ được lựa chọn sao cho phù hợp.

3, Đề xuất ý tưởng với khách hàng

Cần thiết phải thuyết phục được khách hàng đồng ý với ý tưởng chủ đạo và chủ đề chương trình mà người tổ chức đã đặt ra. Bạn cần trình bày ý tưởng một cách cụ thể với tài liệu chi tiết nêu được nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích, tính khả thi của chương trình sự kiện.

Tất cả những yếu tố như địa điểm, nhân sự, hoạt động, thời gian, điểm nhấn, giá cả đều phải được làm rõ trong giai đoạn này. Người tổ chức sự kiện cần nhận được sự đồng thuận của cả cấp trên cũng như khách hàng của mình trước khi chính thức tiến hành triển khai sự kiện.

The word Events in cut out magazine letters pinned to a cork notice board

4, Lên kế hoạch triển khai sự kiện. 

Ở bước này, người tổ chức sự kiện ở bước này cần lên kế hoạch chi tiết các công việc, phân công trách nhiệm cho những bên liên quan, điều phối nhân sự hợp lí, xác định nguồn cung cấp trang thiết bị và phân tích, lường trước rủi ro.

5, Triển khai kế hoạch và công việc 

Người tổ chức khi triển khai tổ chức sự kiện sẽ thực hiện các mục đã lên kế hoạch, theo dõi, quản lí công việc, xử lí vấn đề phát sinh và cập nhật những vấn đề và chi phí phát sinh.

cac-buoc-can-thuc-hien-khi-to-chuc-su-kien-3

 

6, Kết thúc và tổng kết

Sau khi tổ chức sự kiện, người tổ chức cần tổng kết  và đóng lại dự án đã làm. Điều này tạo thành cơ sở để:

-Nghiệm thu với khách hàng.

-Xác định rõ chi phí và lợi nhuận.

-Tạo cơ sở dữ liệu tham khảo, kinh nghiệm cho những dự án sau.

Trên đây là những bước cơ bản cần thực hiện khi tổ chức một sự kiện.

events (buzzword colorful cubes series)

Công việc tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ cũng như khả năng sáng tạo tuyệt vời. Xác định được quy trình tổ chức sự kiện  là một kinh nghiệm tổ chức cần thiết giúp cho công việc này đi đúng hướng và có hiệu quả hơn.

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of
kem duong da tot nhat cho mọi người phù hợp với mọi loại da và dịch vụ quay phim cướidịch vụ sáng tạo nội dung toàn quốc